Excel, mon pire ami.

Bonjour à tous les internautes.

Avant de commencer cet article, je dois faire une légère introduction.
Dans cet article, je m’attarde sur Excel, mais cela peut très bien concerner les autres tableurs sur le marché !
Dans le monde de l’entreprise, le plus répandu reste Excel et c’est pour cela que je vais faire un raccourcit.

Tableur Excel

Quand je parle d’Excel, il s’agit de logiciel de type « tableur » en fait.

Très bonne lecture à vous.

Aujourd’hui, je vais me faire peut-être quelques ennemis, mais je vais parler d’Excel et pourquoi Excel à donner de très mauvaises habitudes à tous les cadres au sein des entreprises.
Bon, pour ceux qui sortent d’une grotte ou qui n’ont jamais touché un produit Microsoft de leur vie, Excel, d’après Microsoft c’est :

Le Logiciel tableur pour l’analyse de données sur PC appartenant à la suite Office. – Site officiel des produits Office de Microsoft

Vu sur Google.

La fameuse phrase du « Excel permet de tout faire. »

En tant que prestataire informatique, je dois recevoir entre deux et trois fichiers Excel par jours.
Je dois les analyser, les comprendre et généralement les adaptés aux besoins de mes interlocuteurs et interagir avec !
C’est une tâche longue et complexe.

Je vais vous expliquer pourquoi j’avance l’argument qu’Excel est utilisé pour tout faire et pourquoi Excel, c’est « formidable ».

Excel, cela permet de faire à la fois du « front », du « back » et surtout du « middle ».
Pour les gens travaillant en informatique, je pense que cette phrase est très compréhensible pour vous.
Pour ceux qui ne travaille pas en informatique, je vais vous expliquer :

Le « Front », c’est ce qu’on appelle l’interface qui permet d’accéder aux informations, aux données que vous recherchez. Quand on parle de Front, cela concerne l’affichage des données et tout l’aspect esthétique de cet affichage.
Exemples :

Les boutons d’actions qui permettent d’interagir avec les données.
Les code couleurs qui expliquent les données.
La taille d’affichage des colonnes
Les feuilles et la disposition des données dans les feuilles
Etc …

ça c’est un jolie front !

Le « Back », c’est le stockage de la donnée brute et les opérations informatiques qui sont nécessaires pour faire « travailler » la donnée pour qu’elle correspondent à notre besoin.
L’utilisateur d’Excel n’a pas la possibilité de modifier à cette partie car il s’agit du CORE même du logiciel Excel.

Et enfin la partie « Middle » qui est la possibilité offerte, via l’interface d’Excel, de travailler à la fois sur l’affichage des données et sur les moyens de calcul des données. Par exemple : les formules et le VBA proposé par Excel sont les aspects « Middle ». Ces deux derniers aspects sont normés et utilisent le « Back » d’Excel pour fonctionné.

C’est cette brique qui est la plus importante et qui rend Excel si puissant.

Excel, permet de faire ces trois aspects très simplement.
Il permet d’afficher des données à votre convenance et à pouvoir travailler les données qui vous concernent : là, encore à votre convenance : via des formules, via le VBA.
Tout cela à pour objectif pour Microsoft d’avancé l’argument du « Tout est absolument possible et relativement simple à mettre en place » !

Et c’est là que les problèmes commencent.

En vérité : « Excel permet de faire tout et surtout n’importe quoi. ».

Comme je viens de l’écrire plus haut : avec Excel vous pouvez faire tout à votre convenance !
Vous pouvez faire :

• des listes,
• des plannings,
• des analyses de données,
• du travail de la donnée,
• de superbes graphiques qui vont épater vos collaborateurs …

Sauf que …

 ➡ Est-ce que vos collaborateurs vont comprendre VOTRE fichier Excel ?

Premier obstacle.
Vous venez de travailler pendant 4 heures sur votre fichier Excel, et il vous semble parfait.
L’équilibre entre l’affichage et les données sont à votre goût, parfait.
Sauf que quand vous présentez votre fichier à vos collaborateurs ou responsables, la première chose que vous risquez d’entendre est la fameuse phase :

« je n’aurais pas fait / mis / afficher / mis en place / … comme ça ! » 👿 .

C’est n’est pas votre travail en lui-même qui est jugé mais, la manière d’arrivé à ce résultat selon vos goûts ou vos choix.
Le « fond » (les calculs, la données et les résultats) du fichier peut être parfait et répondre réellement aux besoins.
Mais malgré ça, vous allez passer des heures à devoir expliquer votre fichier Excel à vos collaborateurs pour qu’ils retrouvent les informations nécessaires.
Et ce travail, vous devez le faire pour VOS fichiers Excel ! 💡

 ➡ Est-ce que vos collaborateurs vont continuer à utiliser, modifier VOTRE fichier Excel à VOTRE manière ?

Et quand vient le moment de travailler collaborativement sur un fichier Excel : vous allez confronter votre vision, vos choix et vos goûts en manière de faire votre fichier Excel …
Cela risque de frustrer les collaborateurs qui n’ont pas votre vision, vos goûts sur la manière d’arrivé à répondre aux besoins.  😐 

Classiquement, comment ça se passe le travail collaboratif autour d’un fichier Excel ?

Ah, les fameux fichiers Excel partagé ! Quel plait !
On va prendre un scénario simple et classique en MOE (Maitrise d’œuvre, développeurs et chef de projet).

Pierre, un prestataire en informatique, fait un fichier Excel complexe sur un traitement spécifique de donnée.
Il y passe 5 heures, fait des formules complexes et des dépendances entre les feuilles.
Il fait même un peu de VBA pour répondre à des besoins complexes.  😮 
Il met à disposition à ces collaborateurs et responsables se fichier Excel, l’explique de façon rapide.
Il démontre l’utilité de son fichier et le mode opératoire de son utilisation.

Informations complémentaires :
Ce fichier Excel n’a pas besoin d’historique, il fonctionne sur des données à un instant T et il n’est pas protégé car Pierre n’a pas pris le temps de le faire ou parce qu’il ne voulait pas qu’on revienne tous les jours vers lui pour modifier ce superbe fichier Excel de sa réalisation. Mais Pierre est humble et sait que le fichier peut être modifié par d’autres collaborateurs pour répondre à leurs besoins (esthétiques, ajouts de données, autres…).

Pierre est satisfait, le client et ses collègues aussi !

Pierre se dit que ce fichier « ne survivra » pas très longtemps mais qu’il aura été utile à l’instant où il devait être utile.

Les mois passent.

Les collaborateurs ont utilisé 3 fois par semaine le fichier de Pierre.
Ils y ont apporté des modifications mineures.
Certains collaborateurs s’envoie le fichier Excel entre eux avec les données traitées.

Pierre, au bout de 6 mois, quitte sa mission, heureux. On le félicite pour tout son travail abattu : merci Pierre.

6 mois plus tard.
Le fichier de Pierre est toujours là.
Présent à la fois sur le réseau, sur les boite mail des collaborateurs et sur certains disques durs de l’entreprise.

Jean, l’ancien responsable de Pierre analyse un fichier qu’il a et trouve une coquille ou un manque dans le fichier.
Il demande à Christophe, un membre de son équipe, de prendre le fichier et de faire la correction ou l’évolution nécessaire.

Christophe est un interne.
Il doit prendre 2 heures pour comprendre le fichier de Pierre.
Il fait la correction demandée et met à disposition une version modifiée de Pierre sur le réseau.

Au même moment, Henri, un ami de Pierre et prestataire également, fait une modification dans l’affichage des données du fichier initialement envoyé par Pierre, il y’a 6 mois et l’envoi à quelques collaborateurs qui ont fait la demande de modification.

Quelques heures après, Sophie qui fait partie de l’équipe de Jean, modifie le fonctionnement du code du fichier envoyé par Henri et l’envoi à Jean.
Jean ouvre le fichier et constate que les données ne sont toujours pas bonnes et va demander des explications à Christophe.

Au même moment, Sara supprime une feuille du fichier initiale de Pierre qu’elle juge plus nécessaire et envoi le fichier à Christophe en demandant des informations sur le fonctionnement de son fichier.

Résultat : Christophe est en PLS dans son bureau et ne comprend plus rien.
Tout le monde est en colère contre lui !

Analysons ensemble ce scénario.

Pierre, a fait son travail et bravo à lui.
Cependant, chaque mail avec un fichier Excel de Pierre est un dupliqua du fichier créer initialement par Pierre.
Pierre n’a donc plus la maitrise du fichier dans sa globalité.
Chacun peut être amené de modifier l’intégralité du contenu du fichier sur les aspects « Front » ou « Middle » décrit plus haut.
C’est-à-dire qu’en le partageant, vous partager aussi le code, les données et son paramétrage qui formera l’interface du fichier.
Et ça … pour faire du travail collaboratif, Excel : c’est juste la plaie !

Excel est un outil formidable car il permet de répondre vite à des besoins à un instant T.
Mais, il est également trop souvent utilisé pour palier un manque d’outillage durable.
Il est simple et intuitif pour tous les profils : que ce soit les développeurs ou même les amateurs d’informatique qui vont trouver le moyen d’utiliser l’outil à leur façon pour répondre leur besoin à leur niveau.

Messieurs et mesdames, vous qui faites du travail « intensif » sur Excel :
Combien de fois avez-vous entendu la phase :

« Je comprends rien à ton Excel » ou « C’est compliqué à lire » ou encore « Trop compliqué pour moi »… 👿
« Je trouve pas la données X ». (alors qu’elle est présent dans l’Excel… si, si … dans la feuille XS_TR_492 à la ligne 8932, colonne AB … et je te l’ai expliqué déjà 50 fois, je crois … ! 👿
« Je vais modifier ça pour que ça réponde à mon besoin », sans te préciser que ce sera la même version envoyé à la ton N+2 à la seule différence du code couleur utilisé ! 👿

Alors si vous avez ce genre de phase, c’est que vous êtes allez trop loin avec Excel.
Je comprends que dans les entreprises : Excel est un outil formidable qui répond à des besoins spécifiques. C’est un outil qui peut dépanner tout le monde sur des problématiques très variées : donc gardons ces outils !

Gardons le … Mais proposons une petite charte d’utilisation du fichier Excel :

• Simple, tu resteras.

Un fichier Excel doit être simple !
Le plus simple possible !
Simple pour les personnes qui ne vont pas modifier l’Excel, mais juste le consulter pour obtenir l’information dont ils ont besoin !
Ne prenez pas trop de temps de faire une interface parfaite pour exposer la donnée.
Faite juste simple et évident.
Limitez le code couleur et dites-vous que si vous devez mettre en place une légende explicatif à votre fichier / feuille :
Vous avez perdu et vous ne respectez pas cette règle.
Il faut que cela soit explicite pour un enfant de 8 ans !

• Traitement et affichage de donnée en stand alone, tu resteras.

Un planning à réaliser, partagé et à maintenir à jour : Privilégiez un autre outil.
Un programme qui communique avec une base de donnée autres que Access : Privilégiez vraiment un autre outil.

Pitié : ne faites pas des usines à gaz sur Excel.

• Du court terme, tu imposeras

Un fichier Excel : c’est pour du court terme ! (moins de 3 mois)
Si vous avez besoin d’un programme qui traite de la donnée et ce programme risque d’être utilisé sur une période longue (> 3 mois) : prenez le temps de développer un programme où seulement une seule personne aura la main !

• Si c’est juste du traitement de donnée : n’oubliez pas que le format CSV est votre ami !
• Si le fichier doit rester au format Excel : trouver un développeur Excel qui respecte les autres règles ici !
• Si vous n’avez pas de développeur sous la main… bon courage ! 😥
  

• Protéger, tu essayeras !

Si vous ne pouvez pas respecter la première règle, je peux le comprendre. Mais dans ce cas, protéger vos fichiers Excel.

Bloquer les modifications et imposer tout !
Tyran vous allez me dire ? Mais dans 99% des logiciels / sites internet, vous ne pouvez pas modifier l’affichage de données ou d’information !

Vous ne pouvez pas non-plus modifier l’information elle-même ! Le fonctionnement et la disposition des informations dans le fichier doivent être à la main du développeur qui l’a conçu.
Si ce développeur doit partager la gérance « algorithmique » de ce fichier, il doit rédiger la documentation adaptée et commenter le plus possible son code !

Ces quatre règles vous assureront un avenir serein et une compréhension massive de vos collègues (informaticien ou non !).

Pourquoi cet article ?

Aujourd’hui, j’entends trop souvent dans ma vie quotidienne :  « J’ai fait un Excel »…
Et être Chef de projet informatique demande d’utiliser quotidiennement Excel !
Mais je voudrais sensibiliser les chefs de projet qui ne jure que par Excel : Excel est un faux ami !
Certes sur du court terme, c’est utile.
Mais pensez au long terme ! Toujours !
C’est comme ça, que l’on fait de la qualité !

Bonne semaine à vous tous !